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Pourquoi mettre en place un tableau de bord commercial standard ?
Pour mesurer votre performance commerciale, vous devez être capable de mettre en place des indicateurs qui vous permettront de mesurer l’atteinte de vos objectifs commerciaux par rapport à la stratégie commerciale que vous avez mise en place. Ces indicateurs sont centralisés dans le tableau de bord commercial. Voici notre exemple.
Nous sommes conscients que chaque situation est différente (vente de produits/services; secteurs d’activités, processus commercial, etc..), en revanche le processus de mise en place de tableaux de bords reste identique et in fine, il doit vous permettre d’avoir une vision globale et factuelle de votre état d’avancement. De plus, votre dashboard doit être aligné avec votre besoin en termes de fréquence de reporting. Ainsi, vous aurez peut être besoin d’une fréquence quotidienne sur le suivi des activités de vos commerciaux, une fréquence hebdomadaire sur les transactions en cours et une vision mensuelle sur le Chiffre d’affaires réalisé et le nombre d’affaires remportées.
Pour vous faire gagner du temps, nous vous proposons un modèle de dashboard commercial standard et sa déclinaison dans Hubspot.
Vous pourrez par la suite, compléter et complexifier votre tableau de bord pour qu’il réponde au plus près à vos exigences.
D’une manière générale, chez SALES AND STRATEGIES nous préférons garder des indicateurs simples à suivre et à mettre à jour, mais qui nous permettent de nous focaliser sur ce qui est vraiment utile : c’est à dire comment développer l’activité commerciale.
Proposition d’un dashboard commercial standard
Chez Sales and Strategies, nous avons distingué deux situations pour nous permettre de piloter efficacement le développement commercial. Il s’agit d’avoir à la fois une vision Macro et une vision plutôt micro et qualitative.
Tunnel de vente (vision Macro) :
- Nombre de transactions et montant par phase depuis le début de la prospection ou depuis une date spécifique.
- Montant du chiffre d’affaires par phase sur la période de reporting (Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, etc…) par rapport à l’objectif fixé. Cela tient compte de la probabilité que vous avez fixé à chaque phase.
- Taux de transformation en pourcentage (%) à chaque étape de votre tunnel de vente
Activité des commerciaux (vision micro et qualitative)
- Suivi des campagnes emailing avec NB d’envois de modèle et taux d’ouverture
- Activité des équipes : NB email envoyé, NB tâches effectuées, nombre d’appels et conclusion des appels, NB réunions sur une période donnée.
- Activité de l’équipe par rapport à une période précédente. (Focus sur une équipe)
- Activité des commerciaux individuels : NB email envoyé, NB tâches effectuées, nombre d’appels, NB réunions.
- Activité des commerciaux individuels avec un focus sur les appels téléphoniques et leurs résultats.
- Nombre de transaction et montant par phase et par commercial sur la période de reporting (Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, etc…) par rapport à l’objectif fixé.
Il s’agit d’une liste non exhaustive d’indicateurs de performance, vous pouvez bien entendu suivre davantage d’indicateurs si vous le souhaitez.
Proposition d’un dashboard commercial – dashboard sales dans Hubspot
Les dashboards Hubspot, aussi appelés tableaux de bord vous permettent de suivre vos performances et l’atteinte de vos objectifs. Il y en a de différentes natures (marketing, service, analytics webs et vente / sales). Nous nous intéresserons dans cet article au tableau de bord des ventes appelé aussi dashboard commercial ou dashboard sales pour vos équipes commerciales.
Nous vous proposons un dashboard générique avec qui convient à une ou plusieurs équipes sales avec une dominante de prospection téléphonique.
Comment paramétrer votre dashboard commercial ou dashboard sales pour vos équipes commerciales ?
Par défaut sur votre portail Hubspot, vous disposez d’un certain nombre de dashboards pré-créés pour vous aider à commencer à suivre vos résultats. Onglet “Rapports > Tableaux de bord
Voici ceux que nous utilisons pour structurer notre Dashboard commercial standard chez SALES AND STRATEGIES.
Pour créer un tableau de bord en 3 étapes :
- Il faut aller dans la section “rapports” et ensuite “Tableaux de bord”
- Bouton “Créer un tableau de bord”
- Bouton “Tableau de bord vierge” ensuite nommer votre tableau de bord.
Avant de sélectionner vos rapports, vous pouvez découper votre dashboard commercial en sous partie pour une meilleure visibilité. Pour réaliser cette étape : “Action” puis “Insérer des images, du texte ou une vidéo”.
Voici le résultat, il peut être personnalisé en fonction de vos besoins en termes de reporting.
Ensuite il faut sélectionner des rapports.
Attention, vous avez le droit dans la version gratuite d’Hubspot à 10 rapports (la mise en forme texte et image compte pour un rapport). Pour tous les sélectionner, vous pouvez supprimer la mise en forme.
Le Tunnel de Vente (vision Macro) :
Nombre de transaction et montant
- Nombre de transaction et montant par phase depuis une date spécifique – pour visualiser cette information, vous n’avez pas besoin d’avoir un rapport spécifique car elle est disponible dans la vue “transaction”
Si vous voulez l’observer sur le tableau de bord commercial, vous pouvez le faire via 2 rapports :
- Nombre total de transactions par phase
- Estimation du chiffre d’affaires de transaction par phase
Montant du chiffre d’affaires
- Montant du chiffre d’affaires par phase sur la période de reporting (Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, etc…) par rapport à l’objectif fixé. Cela tient compte de la probabilité que vous avez fixé à chaque phase.
✅ Nom du rapport : Chiffre d’affaires pondéré de la phase de transaction par jour par rapport à l’objectif
NB : Pour suivre le CA réalisé, vous pouvez le faire avec votre outil comptable
Taux de transformation
Pour avoir un taux de transformation en pourcentage (%) à chaque étape de votre tunnel de vente.
✅ Nom du rapport = Entonnoir de phase de transaction avec le nombre total de transactions et les taux de conversion
L’Activité des Commerciaux (vision micro et qualitative)
Nombre total d’email marketing et taux d’ouverture
Suivi des campagnes emailing avec NB d’envois de modèle et taux d’ouverture.
✅ Nom du rapport : Nombre total d’email marketing et taux d’ouverture
Classement des activités par équipe avec répartition
Activité des équipes : NB email envoyé, NB tâches effectuées, nombre d’appels et conclusion des appels, NB réunions sur une période donnée.
✅ Nom du rapport : Classement des activités par équipe avec répartition des types
Activités totales de l’équipe
Activité de l’équipe par rapport à une période précédente.
✅ Nom du rapport : Activités totales de l’équipe
Répartition des activités individuelles des commerciaux
Activité des commerciaux individuels : NB email envoyé, NB tâches effectuées, nombre d’appels, NB réunions.
✅ Nom du rapport : Classement des activités par un représentant avec répartition des types
Focus sur les appels téléphoniques et leurs résultats
Activité des commerciaux individuels avec un focus sur les appels téléphoniques et leurs résultats.
✅ Nom du rapport : Nombre total de résultats d’appel par représentant
Nombre de transactions
- Nombre de transactions et montant par phase et par commercial sur la période de reporting (Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, etc…) par rapport à l’objectif fixé.
Il s’agit d’une proposition de rapport standard que vous pouvez mettre en place pour effectuer votre reporting commercial. Bien évidemment, nous vous invitons à les personnaliser et à les modifier en fonction de vos spécificités business.
Conclusions
Nous avons vu pourquoi il est indispensable de mettre en place un tableau de bord commercial. Vous devez être capable de mettre en place des indicateurs qui vous permettront de mesurer l’atteinte de vos objectifs commerciaux par rapport à la stratégie commerciale que vous avez mise en place.
Chez Sales & Strategies, nous vous proposons un modèle de dashboard commercial standard et sa déclinaison dans Hubspot pour vous faire gagner du temps lors de la phase de mise en place de votre sales machine.
Vous souhaitez mettre en place un système d’analyse de la performance commerciale sous Hubspot?
Nous pouvons vous accompagner.
PS : si vous souhaitez que nous testions et comparions de nouvelles solutions, n’hésitez pas à nous contacter.
